Aby zapewnić stały monitoring oraz optymalną kontrolę całego procesu w transporcie na krótkich dystansach, DACHSER wprowadził w Europie nowe oprogramowanie – Short Distance Planning. Oto historia zmiany systemu z papierowego na cyfrowy.
W centrum logistycznym DACHSER Augsburg w Gersthofen godziny szczytu zaczynają się o piątej rano. Miejscem całej akcji są bramy wjazdowe, w których co minutę parkuje nowa ciężarówka, a po sprawnym rozładowaniu i załadowaniu, pojazdy wyruszają w drogę do miejsca docelowego.
Dyspozytorzy Markus Spanrunft i Muhammet Yilmaz są całkowicie spokojni, twierdząc, że wszystko idzie zgodnie z planem tak, jak być powinno. Pomimo, że obaj mają swoje stanowiska pracy w pewnej odległości od tego całego zgiełku, każdy z nich na dużym ekranie śledzi, w czasie rzeczywistym, cały proces logistyczny. Nigdzie nie ma śladu po papierach, dokumentach czy formularzach, które zwykle piętrzą się na biurku dyspozytora - „Witamy w świecie bez papieru” - mówi z uśmiechem Markus Spanrunft.
Short Distance Planning to nazwa programu, którego DACHSER używa do całkowitej reorganizacji i cyfryzacji planowania transportu na krótkich dystansach. Jego rdzeniem jest oprogramowanie wykorzystujące algorytmy i sztuczną inteligencję do optymalizacji procesu wysyłki i znacznego zwiększenia widoczności łańcucha dostaw. „Wszystko jest bardzo przejrzyste i przyjazne dla użytkownika” - mówi Carina Klaus z działu Production Processes & Applications w DACHSER. Wraz ze swoim kolegą Dennisem Adlerem przyjechała dziś do Gersthofen z centrali w Kempten, aby zobaczyć, jak nowe oprogramowanie sprawdza się w codziennym użytkowaniu i aby wymienić się pomysłami z dyspozytorami na temat jego dalszej optymalizacji.
Nowa codzienność
Decyzja o całkowicie nowym sposobie cyfrowego rejestrowania i zarządzania transportem na krótkich dystansach zrodziła się z projektu badawczego, który DACHSER rozpoczął kilka lat temu wraz z Fraunhofer Institute for Transportation and Infrastructure Systems IVI. Z czasem program przekształcił sie w Idea2net – firmowy program do zarządzania pomysłami. Pracownicy zostali poproszeni o przedstawienie własnych pomysłów – i ostatecznie otrzymaliśmy 340 propozycji.
Dominik Schnatterer, Department Head Production Processes & Applications w DACHSER
Na podstawie zebranych koncepcji specjaliści IT firmy DACHSER opracowali pierwszy graficzny interfejs użytkownika i podczas kilku wywiadów z pracownikami przetestowali użyteczność oraz łatwość jego obsługi. "Rezultatem jest Short Distance Planning – innowacja w zakresie planowania transportu, która zrodziła się z codziennej praktyki, aby przynieść korzyści i ułatwić pracę" – mówi Dominik Schnatterer
Po wstępnej wersji beta i zakrojnych na szeroką skalę testach, w zeszłym roku dziesięć pilotażowych oddziałów zostało wyposażonych w nowe oprogramowanie. Wdrożenie w całej Europie rozpoczęło się jesienią. "Od samego początku prac rozwojowych nad systemem, mieliśmy na uwadze wszystkie europejskie oddziały DACHSER Road Logistics. Tym samym tworzenie rozwiązania, które funkcjonowałoby tylko w poszczególnych krajach nie wchodziło w grę" - dodaje Dominik Schnatterer.
Wdrożenie systemu w Europie to siedmioetapowy proces, który trwa już od dwóch lat. Planuje się, że do 2024 roku, aż 142 oddziały będą korzystać z tego oprogramowania. Oddziały na Półwyspie Iberyjskim również zostaną włączone, gdy tylko zostanie tam wprowadzony, zaprojektowany przez DACHSER, system zarządzania transportem Domino.
Potrzebowaliśmy silnego, zaangażowanego zespołu, aby dostarczyć nowe oprogramowanie, które wspiera użytkowników, partnerów i klientów w całej europejskiej sieci, w tak krótkim czasie. Nasz główny zespół składał się z około 20 osób z oddziałów, działu IT, zarządzania wymaganiami i mojego działu, więc zdecydowaliśmy się połączyć wiele różnych umiejętności i doświadczeń.
Dominik Schnatterer, Department Head Production Processes & Applications w DACHSER
Zauważalnie łatwiej
Programistom IT szczególnie zależało na informacjach zwrotnych od użytkowników z oddziałów objętych pilotażem. Od samego początku okazały się one bardzo pozytywne. „W planowaniu transportu mamy do czynienia z bardzo heterogenicznym środowiskiem obejmującym różne źródła danych i warunki dostawy” – mówi Carina Klaus. "To sprawiło, że w przeszłości mieliśmy do czynienia z wieloma rozmaitymi formularzami i dokumentami, które przysparzały ogrom pracy administracyjnej dyspozytorom i kierowcom, ale nie wspierały przepływu informacji w trakcie bieżącego procesu”. W przeciwieństwie do tego, Short Distance Planning zapewnia dużą harmonizację i standaryzację procesów, a zastosowany interface jest intuicyjny dla użytkownika. „To sprawia, że wszystko jest znacznie łatwiejsze i to od samego początku, ponieważ system jest prosty w obsłudze i można od razu zacząć na nim pracować”.
Celem jest maksymalna widoczność łańcucha dostaw, a dla zespołu DACHSER jest to również jasny komunikat. „W DACHSER cyfryzacja nigdy nie jest celem samym w sobie, służy ludziom, a nie odwrotnie” – podkreśla Dominik Schnatterer. „Dlatego algorytmy nie są odpowiedzialne za planowanie krótkich dystansów. Przedstawiają one raczej sugestie, które wspierają codzienną pracę ludzi odpowiedzialnych za planowanie i współpracę z kierowcami” – dodaje.
Na przykład, zastosowanie nowego oprogramowania już teraz wyraźnie poprawiło komunikację między dyspozytorami i kierowcami. Jest to bardzo widoczne w Gersthofen, gdzie stosy papierów nie piętrzą się już przy stanowisku dyspozytorskim, ponieważ Short Distance Planning przesyła dane bezprzewodowo do urządzeń przenośnych, dzięki czemu komfort pracy został podwyższony. Nie oznacza to jednak końca bezpośredniej interakcji między dyspozytorami a kierowcami. „Podczas procesu dostawy, możemy przekazywać takie informacje jak np. zmiana trasy w wyniku zdarzeń drogowych” – mówi Markus Spanrunft.
Każdy jest zwycięzcą
„Naszym celem jest dostarczanie towarów do klientów zawsze na czas i osiągnięcie precyzyjnego okna dostawy z dostępnymi w tym czasie możliwościami” – mówi Christian Schnabel, Operations Manager w DACHSER Logistics Center w Gersthofen. To podsumowuje oczekiwania użytkowników wobec nowego systemu, zaś doświadczenie zdobyte do tej pory w logistyce potwierdza prognozy jego zespołu. „Short Distance Planning daje nam do dyspozycji zupełnie nowy panel kontrolny, który możemy wykorzystać do uruchamiania zautomatyzowanych procesów, takich jak powiadamianie i wywoływanie wszystkich danych dotyczących przesyłek w czasie rzeczywistym” – mówi z zadowoleniem Christian Schnabel. „Oznacza to, że możemy być proaktywni w planowaniu tras, a nie tylko reaktywni”. Zapewnia to również maksymalną przejrzystość procesu. „Fakt, że znacznie zwiększa to również wskaźniki dostaw w wybranych oknach czasowych, jest czymś, co bardzo doceniają nasi pracownicy, kierowcy i klienci. Ze względu na to, że wyniki planowania są generowane wcześniej i są bardziej precyzyjnie, organizacja krótkich dystansów optymalizuje również przepływ towarów w naszym terminalu tranzytowym. Wszyscy są więc zwycięzcami” - dodaje Christian Schnabel.
W Gersthofen nastał już dzień. Do godziny ósmej rano sytuacja w terminalu tranzytowym znacznie się uspokoiła. Dla Markusa Spanrunfta i Muhammeta Yilmaza oraz ich gości z Kempten była to okazja, aby jeszcze raz przyjrzeć się procesom. „To naprawdę wspaniałe, że używanie tego systemu jest tak łatwe i zrozumiałe” – mówi Muhammet Yilmaz.
