W zarządzaniu flotą kluczowego znaczenia w usprawnianiu procesów i optymalizacji kosztów nabierają zarówno skuteczna kontrola, jak i ochrona przed nadużyciami paliwowymi. Skalę problemu z jakim borykają się managerowie firm transportowych, a także potrzebę przeciwdziałania nieuczciwym praktykom potwierdzają wyniki raportu „Nadużycia paliwowe” przygotowanego na zlecenie Shell przez niezależną firmę badawczą Edelman Berland.
Spuszczanie paliwa z baku, tankowanie na kartę prywatnych samochodów czy nieautoryzowane przebiegi to niechlubna codzienność flot i firm transportowych. By ocenić skalę tych procederów, Edelman Berland na zlecenie Shell sprawdził w Polsce oraz siedmiu innych krajach, opinie i doświadczenia managerów oraz kierowców. Przygotowany na ich podstawie raport potwierdza, że oszustwa paliwowe to negatywne i powszechne zjawisko, które dostrzega aż 97% menedżerów firm. Problem nadużyć zauważają także kierowcy, niestety zaledwie 46% z nich, ponieważ jako mały lub nieistniejący określa je aż 54% zatrudnionych w przedsiębiorstwach flotowych.
Przyczyny i skala problemu
Z danych przedstawionych w raporcie Shell wynika, że wśród głównych przyczyn występowania nadużyć paliwowych w firmach transportowych znalazły się nie tylko przyzwolenie kierowców na tego typu zachowania, ale i brak czasu oraz środków finansowych uniemożliwiających managerom skuteczne ich wykrywanie. Chociaż obie grupy dostrzegają problem, to aż 96% kierowców ma opory przed poinformowaniem o takich sytuacjach swoich managerów, a tylko 2 na 10 managerów szkoli w tym zakresie swoich kierowców. Znacząca różnica w świadomości i poziomie wiedzy na temat sposobów zapobiegania nieuczciwym praktykom między managerami a kierowcami, jest główną przeszkodą w pokonaniu tego problemu. Niestety oznacza to, że 69% managerów, którzy twierdzą, że są dobrze poinformowani na temat najnowszych rozwiązań, nie dzieli się swoją wiedzą z kierowcami.
Dobre praktyki
Jeden na pięciu menedżerów (22%) twierdzi, że usprawnienie działań w zakresie przeciwdziałania nadużyciom mogłoby obniżyć wydatki na paliwo o ponad 10%. Ponadto wprowadzenie dobrych praktyk mających na celu zwiększenie kontroli transakcji oraz wykrywalności oszustw, może według nich wygenerować kolejne oszczędności.
Wdrożenie samego systemu kontroli to jednak za mało. Niezbędne są szkolenia, edukacja na temat tego, co jest oszustwem i nieprawidłowością oraz zmiana postaw kierowców, dla których takie zachowania są akceptowalne. Obserwacje i doświadczenia Shell oraz wyniki raportu potwierdzają, że szansą na optymalizację kosztów funkcjonowania floty jest również rozplanowanie tras uwzględniające poziom zużycia paliwa oraz weryfikacja realizowanych planów. Ponadto Shell podkreśla wagę rozwiązań wspomagających zarówno zarządzanie, jak i gwarantujących odpowiednią kontrolę oraz podnoszących bezpieczeństwo.
Skuteczne rozwiązania
Wyniki raportu potwierdzają, że nadużycia paliwowe i zakupowe w biznesie flotowym to poważny problem. Dlatego wspierając się doświadczeniami i opiniami branży oraz oceniając rangę nieprawidłowości, Shell stale rozwija swoją ofertę. Wśród kompleksowych rozwiązań proponowanych przez Shell znalazły się m.in. karty chipowe zabezpieczone indywidualnym kodem PIN oraz karty przedpłacone Shell PrePaid, które pozwalają na dokładną analizę kosztów zakupu. W Shell został powołany także zespół specjalistów zajmujący się monitorowaniem transakcji (w czasie rzeczywistym) w celu zapobiegania nadużyciom dokonywanym przez kierowców. Ponadto na wszystkich stacjach nieautomatycznych obecni są doradcy paliwowi, a dla większego bezpieczeństwa stacje paliw wyposażone są również w kamery przemysłowe.
Zintegrowane rozwiązania Shell, opracowane i udoskonalane w odpowiedzi na oczekiwania branży, nie tylko podnoszą poziom ochrony przed oszustwami, ale także pozwalają wpłynąć na zmniejszenie zużycia paliwa, skrócić czas i procedury administracyjne oraz obniżyć koszty utrzymania floty. Shell oferuje przedsiębiorstwom nie tylko rozwiązania, ale i fachowe doradztwo. Zdaniem 59% managerów to właśnie wsparcie i usprawnianie praktyk w zakresie przeciwdziałania oszustwom są szansą na zmiany i obniżenie wydatków na paliwo nawet o 5%.
